Durante mucho tiempo pensamos que la información era un pasivo en nuestras organizaciones que se debía conservar solo y exclusivamente por temas netamente jurídicos y de archivo pero con la explosión documental y la evolución tecnológica en los últimos años esta se ha convertido en un activo de las organizaciones con enormes potenciales de generar utilidades y gestión del conocimiento.

La Gestión Documental debe ser, NO solamente un proceso de organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, SINO un proceso que permita tomar decisiones gerenciales y darle un manejo integral a la información bajo estándares tecnológicos reconocidos mundialmente de manera que se pueda automatizar los procesos empresariales.

En el contexto Colombiano la información no es ajena a lo mencionado anteriormente, por eso el Gobierno Nacional en un esfuerzo por controlar y regular de una manera estandarizada la Gestión Documental de las diferentes empresas públicas y privadas, ha desarrollado una serie de normas entre las cuales destacamos la siguiente:

Resolución número 8934 de 2014 emitida por el MINISTERIO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO en la cual:

  • se les ordenó a las empresas e instituciones privadas que están bajo su vigilancia, dar cumplimiento a lo establecido en la ley 594 de 2000 y demás disposiciones que la regulan, con el ánimo de garantizar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de la empresa independientemente del tipo de soporte en que se realicen o reciban.
  • para el cumplimiento de la misma se concedió un año de plazo, a las empresas vigiladas y supervisadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, para que elaboren tablas de retención (instrumento archivístico que controla el ciclo de vida de los documentos) y adopten un programa de gestión documental.